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Besuchermanagement - An der Rezeption

Simplifiez la gestion des visiteurs

Optimisez tous les processus liés à votre accueil : la gestion des visiteurs, le contrôle d'accès, les statistiques sur les visiteurs et bien plus encore sont disponibles en un seul endroit, de manière centralisée et claire, dans la gestion des visiteurs jay cloud.

Le processus

La chronologie montre l'ensemble du processus, de la planification d'une visite au reporting.

Toutes les étapes de l'organisation sont regroupées de bout en bout dans un seul système.
Le contrôle d'accès et la gestion de la sécurité sont intégrés de manière standard.

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Points forts en un coup d'œil

Aperçu à la réception

Les employés de la réception ne perdent jamais de vue quel client manque encore à l'appel ou qui vient d'arriver et est maintenant en route pour le bureau de leur collègue - une notification leur est automatiquement et immédiatement envoyée dès qu'un visiteur se présente.

Enregistrement

Chaque nouvel arrivant s'enregistre - soit personnellement à la réception, soit sur un écran d'accueil. Après l'enregistrement, celui-ci accueille immédiatement le visiteur avec un message de bienvenue virtuel et peut l'orienter individuellement - par exemple avec "Veuillez vous présenter au premier étage dans le foyer". À cette étape, vous avez également la possibilité de faire signer à vos visiteurs une déclaration, par exemple les dispositions relatives à la protection des données et à la sécurité de votre entreprise/bâtiment.

Carte de visite

Les cartes visiteurs aident à identifier les visiteurs. Vous pouvez les concevoir de manière professionnelle et donner immédiatement à vos visiteurs une impression agréable de votre entreprise.

Visiteurs récurrents

Certains partenaires viennent une fois par semaine pour une réunion, les facility managers même tous les jours - même les fournisseurs viennent régulièrement. Un nouveau badge et un nouvel enregistrement à chaque fois n'ont ici aucun sens.  En définissant des visiteurs permanents, vous économisez du temps et des ressources.

Notifications

Les hôtes sont automatiquement informés de l'arrivée de leurs visiteurs.
Les visiteurs reçoivent des détails sur la visite ou des informations sur les mises à jour et les changements avant la visite. Des indications sur le lieu de l'événement et au sein de votre entreprise facilitent l'orientation des visiteurs.

Autorisations d'accès pour les visiteurs

Les visiteurs peuvent se voir remettre à leur arrivée des badges personnels contenant déjà toutes les autorisations d'accès nécessaires. Le contrôle d'accès précis permet aux visiteurs de circuler librement et en toute sécurité, en se limitant à certaines heures et à certaines zones.

Évacuation d'urgence

Même dans les situations d'urgence, vous profitez de la gestion intégrée des visiteurs : si vous devez par exemple procéder à une évacuation, vous voyez à tout moment qui se trouve encore dans le bâtiment et qui a déjà été évacué. Ainsi, vous n'oubliez aucun visiteur.

Statistiques et analyse

Que ce soit au début pour contrôler les présences, à la fin d'un événement ou à la fin du mois : Vous disposez toujours de statistiques précises sur qui est entré dans le bâtiment et quand l'a quitté. Pendant les visites, un dashboard des visiteurs vous assiste en temps réel.

Multilingue

En fonction du site, de l'événement ou du visiteur, la langue peut être réglée individuellement afin que chaque visiteur soit interpellé dans sa langue et se sente le bienvenu.

Basé sur le cloud

jay cloud est une solution SaaS (Software as a Service), c'est-à-dire qu'elle est disponible à tout moment et partout, sur tous les terminaux. Tout ce dont vous avez besoin, c'est d'un accès à Internet.

La gestion des visiteurs est la carte de visite de votre entreprise

Les avantages en un coup d'œil

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