Version 1.0  02.04.2024

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A.          Allgemeine Informationen

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Gegenstand und Zielsetzung

Der Poksundo-Verhaltenskodex (im Folgenden auch als "der Kodex" oder "der CoC" bezeichnet) ist Ausdruck unserer Unternehmenskultur und unserer gemeinsamen Werte, denen wir uns weltweit verpflichtet fühlen. Wir sind davon überzeugt, dass die Einhaltung dieser Werte und der gesetzlichen Vorschriften zu unserem Erfolg beitragen wird.

Dieser Verhaltenskodex enthält unser Leitbild, erläutert unsere Werte und zielt darauf ab

jeden Mitarbeiter dabei zu unterstützen, angemessene Entscheidungen zu treffen, die mit den Gesetzen und

Unternehmensvorschriften. Sie wird durch weitere Regeln und Vorschriften unterstützt.

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Geltungsbereich der Anwendung

Der Verhaltenskodex gilt für alle unsere Poksundo-Mitarbeiter, unabhängig von ihrer

Funktion oder Position. Die Regelungen in diesem Kodex sind für jeden Poksundo-Mitarbeiter verbindlich. Als Poksundo-Mitarbeiter gilt, wer in einem Unternehmen tätig ist, an dem die Poksundo Holding AG ("Poksundo Gruppe") direkt oder indirekt die Mehrheit der Anteile hält. Der Verhaltenskodex gilt auch für Zeitarbeitskräfte, wenn sie direkt bei Poksundo beschäftigt sind und die Gesamtarbeitszeit mehr als sechs Monate beträgt. Dieser Kodex bezieht sich auf "Sie", wenn er sich auf Poksundo-Mitarbeiter bezieht.

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Gültigkeit

Diese Richtlinie tritt am 02. April 2024 in Kraft und bleibt bis auf weiteres gültig.

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Verantwortung

Die oberste Leitung von Poksundo ist für den Inhalt des Verhaltenskodexes verantwortlich. Alle Fragen im Zusammenhang mit der Auslegung sollten an sie gerichtet werden.

 

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B.          LEITBILD UND VISION

 

Der Erfolg unseres Unternehmens hängt entscheidend davon ab, dass wir alle, d.h. die Führungskräfte und jeder einzelne Mitarbeiter, uns ehrlich, integer und ethisch korrekt verhalten. Dazu gehört auch, dass wir intern und extern wahrheitsgemäß, umfassend und rechtzeitig berichten und kommunizieren. Unser gemeinsames Ziel ist es, Verantwortung für unser Unternehmen zu übernehmen und den Ruf unserer Marke zu schützen. Im Sinne des Prinzips der Nachhaltigkeit sind wir uns unserer Verantwortung für die wirtschaftlichen, sozialen und ökologischen Auswirkungen unseres Handelns bewusst. Dazu gehört auch, dass die im Unternehmen geltenden Regeln von uns allen jederzeit und überall beachtet und eingehalten werden. Unseren Führungskräften kommt dabei eine besondere und verantwortungsvolle Rolle zu: Sie haben eine Vorbildfunktion und müssen Fehlverhalten im Unternehmen verhindern, ihre Mitarbeiter schützen und das Unternehmen integer nach innen und außen vertreten.

Dieser Verhaltenskodex hilft uns, indem er mögliche Risiko- und Konfliktfelder und deren Bedeutung für unser Unternehmen aufzeigt und anhand von Fallbeispielen erläutert. Der Inhalt dieses Verhaltenskodex ist unter fünf grundlegenden Überschriften zusammengefasst:

 

- Kunde zuerst

- Neugierde

- Leistung

- Mut

- Vertrauen

 

Diese gemeinsamen Werte machen unser Unternehmen einzigartig und schaffen unsere Unternehmensidentität. Sie sorgen für Klarheit und ein Gefühl der Gemeinsamkeit in unserem Umgang miteinander und mit unseren Stakeholdern und verbessern so die Kommunikation. Sie gelten für alle Mitarbeiter von Poksundo.

Sie sind natürlich kein Ersatz für die Gesetze des Landes, sondern dienen lediglich als Leitfaden für die tägliche Arbeit, der durch diesen Verhaltenskodex, die Leitlinien und die Gesetze des Landes ergänzt wird.

Jeder Mitarbeiter ist Teil einer Pyramide, deren Stufen das Governance-Modell des Unternehmens darstellen. Unsere Unternehmenswerte werden durch Vorschriften, Richtlinien und Weisungen näher definiert. Unser Verhaltenskodex ist ein verbindliches Instrument, wobei das einschlägige nationale und internationale Recht an der Basis des Konstrukts steht. Alle Ebenen der Pyramide sind miteinander verbunden, obwohl jede für sich gültig ist und als eigenständige Einheit betrachtet werden kann.

Im Folgenden erläutern wir unsere Geschäftsprinzipien ausführlicher:

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Unsere Werte

 

KUNDEN ZUERST

Liefern wir einen Mehrwert für unsere Kunden?

·        Mehrwert über den gesamten Lebenszyklus unserer Lösungen liefern

·        Aktives Zuhören bei den Bedürfnissen der Kunden

·        Verpflichtungen einhalten, Versprechen einhalten

·        Kundenfeedback einholen, messen, akzeptieren

·        Berufliche Integrität leben (ethische, moralische und rechtliche Standards)

 

NEUGIERDE

Sind wir offen und lernwillig?

·        Interesse an der Meinung/dem Know-how anderer

·        Fragen stellen, auch wenn sie sich dumm anfühlen

·        Einfühlungsvermögen und Respekt zeigen, füreinander sorgen

·        Die Bedürfnisse anderer verstehen und auf sie eingehen

·        Eine nicht wertende Haltung leben

 

LEISTUNG

Sind wir mit unserem Angebot an intelligenten Lösungen und Dienstleistungen besser als der Markt?

·        Den Markt gewinnen, die gesetzten Ziele erreichen

·        Immer eine intelligente, nachhaltige Lösung anstreben

·        Beste Qualität in Bezug auf Zuverlässigkeit und Design

·        Bereitstellung von intelligenten und sicheren Lösungen und Diensten

 

MUT

Ergreifen wir das Wort und treffen Entscheidungen?

·        Offenes Feedback geben und annehmen

·        Auftreten, eigene Meinung äußern und Entscheidungen treffen

·        Fehler eingestehen und aus ihnen lernen

·        Seien Sie offen für Veränderungen

 

VERTRAUEN

Schaffen wir durch unser hervorragendes Verhalten und unsere Leistung Vertrauen?

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C.          Verhaltenskodex

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WE - Einhaltung von Gesetzen und internen Vorschriften

Als international tätiges Unternehmen ist es für uns eine Selbstverständlichkeit, die geltenden Gesetze und Vorschriften auf lokaler, nationaler und internationaler Ebene einzuhalten. Die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften ist ein Schlüsselfaktor für den nachhaltigen Erfolg unseres Unternehmens.

Neben der Einhaltung der geltenden Gesetze und Vorschriften wird von Ihnen als Mitarbeiter von Poksundo erwartet, dass Sie das Leitbild, die Unternehmenswerte und die weiteren ethischen und moralischen Anforderungen dieses Verhaltenskodex verinnerlichen. Der Code of Conduct setzt einen verbindlichen Mindeststandard innerhalb der gesamten Organisation und bietet Orientierung auf höchstem Niveau. Er kann durch Poksundo Regeln und Vorschriften ergänzt werden.

Würde die Einhaltung des Verhaltenskodex oder der zugrundeliegenden Regelwerke zu einem Verstoß gegen gesetzliche Bestimmungen führen, so haben letztere Vorrang. Die Unternehmensleitung muss über solche Konflikte informiert werden. Von den Führungskräften wird erwartet, dass sie sich ein Grundwissen über das geltende Recht und den unternehmensrechtlichen Rahmen in ihrem Verantwortungsbereich aneignen. Schließlich ist Poksundo zwar den in diesem Verhaltenskodex definierten Werten und Inhalten verpflichtet, respektiert aber auch die lokalen Gepflogenheiten und Kulturen.

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WE - Menschenrechte

Wir unterstützen und respektieren die international verkündeten Menschenrechts- und Arbeitsstandards. Wir respektieren die persönliche Würde, die Privatsphäre und die individuellen Rechte unserer Kollegen, Stellenbewerber, Kunden, Lieferanten und anderer Interessengruppen.

Es ist unser erklärtes Ziel, jede Art von Diskriminierung aufgrund von Alter, Geschlecht, Rasse oder Hautfarbe, Nationalität, sozialer oder ethnischer Herkunft, Sprache, sexueller Orientierung, Familienstand, Religion, Gesundheitszustand oder Behinderung oder eines anderen gesetzlich geschützten Status nach lokalem Recht zu vermeiden. Im Gegenteil, Poksundo betrachtet Vielfalt als einen wichtigen Grundwert. Poksundo duldet keine Misshandlung, Belästigung oder Verleumdung seiner Mitarbeiter oder Geschäftspartner. Poksundo unterstützt und respektiert innerhalb seines Einflussbereichs den Schutz der international verkündeten Menschenrechte und stellt sicher, dass es sich nicht an Menschenrechtsverletzungen beteiligt.

Poksundo beteiligt sich an keiner Form von Zwangs-, Pflicht- oder Kinderarbeit und profitiert auch nicht davon. In Bezug auf das Mindestbeschäftigungsalter halten wir uns an die Grundsätze des UN Global Compact und die Konventionen der Internationalen Arbeitsorganisation (ILO).

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WE - Vertrauen, Respekt, Toleranz

Wir behandeln andere so, wie wir erwarten, von ihnen behandelt zu werden.

Wir vertrauen auf unsere eigenen Fähigkeiten und werden stets integer und transparent handeln. Wir versuchen, die Werte und Anforderungen unseres Gegenübers zu verstehen und zu respektieren, indem wir eine wohlwollende Haltung einnehmen. Wir tun, was wir sagen. Da wir wissen, dass Verantwortung nicht delegiert werden kann, bemühen wir uns, die Verantwortung auf die niedrigste vernünftige Ebene zu übertragen, um den Entscheidungsträger zu befähigen und zu ermutigen, begründete und wirksame Entscheidungen zu treffen. Wir legen Wert auf Respekt, Höflichkeit und Toleranz. Poksundo ist bestrebt, Ihnen allen ein attraktives Arbeitsumfeld zu bieten, in dem Sie Ihre Talente entwickeln und Ihr Potenzial ausschöpfen können. In dem Bestreben, hervorragende Leistungen jedes Einzelnen zu fördern, haben Sie als Mitarbeiter Anspruch auf eine faire, respektvolle und würdige Behandlung. Wir dulden keinerlei Diskriminierung, weder innerhalb des Unternehmens noch in Bezug auf Kunden, Auftragnehmer oder Lieferanten. Ebenso lehnen wir jede Form von Belästigung, Mobbing oder Einschüchterung ab.

Wir arbeiten im Rahmen der etablierten Unternehmensrichtlinien und beachten und respektieren die Gleichheit der Menschen und Kulturen, die Ethik, die Moral und die rechtlichen Standards auf den Märkten, auf denen wir tätig sind.

 

WE - Umwelt

Die Umwelt bildet die natürlichen Lebensbedingungen für alle Lebewesen. Eine effiziente Nutzung von natürlichen Ressourcen, Energie und Land schützt unsere Umwelt. Poksundo ist sich seiner sozialen und ökologischen Verantwortung bewusst und bemüht sich, die Umwelt durch nachhaltige Entwicklung zu schützen, insbesondere in unserem Kerngeschäft, der Entwicklung und dem Betrieb von cloudbasierter Software und Dienstleistungen. Wir sind bestrebt, die Nachhaltigkeitsleistung unserer Dienstleistungen kontinuierlich zu verbessern. Poksundo ermutigt seine Mitarbeiter, zu einer nachhaltigen Entwicklung beizutragen, die auf eine langfristige Schonung der Ressourcen zum Schutz der natürlichen Ressourcen und der Umwelt abzielt.

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ME - Interessenkonflikt

Ein "Interessenkonflikt" liegt vor, wenn Ihre Interessen in irgendeiner Weise mit den Interessen von Poksundo kollidieren oder auch nur zu kollidieren scheinen. Solche Situationen sind zu vermeiden oder, falls dies nicht möglich ist, im besten Interesse von Poksundo zu lösen. Wenn Sie sich in einem Interessenkonflikt befinden oder zu befinden scheinen, müssen Sie diese Situation transparent machen, indem Sie Ihren direkten Vorgesetzten oder, falls dies nicht möglich ist, Ihren Vertreter der Personalabteilung oder die Geschäftsleitung informieren, damit eine angemessene Reaktion festgelegt werden kann. Nachdem Sie sich bei einem der oben genannten Vertreter gemeldet haben, werden Sie gemeinsam mit diesem einen gangbaren Weg zur Lösung des Konflikts entwickeln. Bitte lösen Sie solche Angelegenheiten durch proaktives Eingreifen, indem Sie beispielsweise eine andere Person finden, die sich um das betreffende Geschäft kümmert. Das Ergebnis des Gesprächs zwischen Ihnen und dem jeweiligen Vertreter ist in einem Protokoll festzuhalten und der Generaldirektion vorzulegen.

 

Interessenkonflikte können in den folgenden Fällen auftreten, sind aber nicht darauf beschränkt:

1.     Konflikte, die sich aus Ihrem Wissen als Insider ergeben.

2.     Sie oder ein Mitglied Ihrer Familie oder ein enger persönlicher Verwandter von Ihnen hat ein direktes oder indirektes Eigentumsrecht oder ein sonstiges wesentliches finanzielles Interesse an einem tatsächlichen oder potenziellen Konkurrenten, Lieferanten oder Kunden von Poksundo oder ist diesem gegenüber verpflichtet.

3.     Sie arbeiten eng mit einem Familienmitglied oder einer Person, zu der Sie eine enge persönliche Beziehung haben, zusammen oder werden es tun.

4.     Sie oder ein Mitglied Ihrer Familie oder eine enge persönliche Beziehung direkt oder indirekt

Leistungen von erheblichem Wert angenommen haben und nun in der Lage sind, eine Gegenleistung zu erbringen (ein neuer Vertrag ist zu unterzeichnen, neue Bedingungen sind zu vereinbaren...).

5.     Sie kaufen von oder verkaufen an Familienmitglieder oder enge persönliche Freunde.

6.     Sie haben oder wollen eine Nebentätigkeit aufnehmen. Je nach Umfang und Art könnte ein Interessenkonflikt entstehen. Für weitere Einzelheiten wenden Sie sich bitte an Ihre örtliche Personalabteilung.

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ME - Öffentlichkeitsarbeit und Vertraulichkeit

Wir behandeln sensible Informationen vertraulich und holen die unten beschriebene Genehmigung ein, bevor wir mit den Medien kommunizieren.

Wir behandeln vertrauliche Informationen mit Sorgfalt. Sensible Informationen oder Materialien dürfen nicht an Unbefugte weitergegeben werden, weder an Dritte noch an andere Poksundo-Mitarbeiter. Dies gilt auch nach der Beendigung Ihres Arbeitsverhältnisses. Bevor vertrauliche Informationen an Dritte (z. B. Berater, Freiberufler, Due-Diligence-Anwälte) weitergegeben werden, muss der Empfänger eine Vertraulichkeitsvereinbarung abschließen. Bei Telefongesprächen in der Öffentlichkeit ist die Weitergabe von Informationen auf ein Minimum zu beschränken, wobei die Nennung von Personen- oder Firmennamen, Projekten, Produktbeschreibungen, Zahlenangaben und anderen sensiblen Informationen zu vermeiden ist.

Wenn Sie Fakten und Zahlen über Poksundo in der Öffentlichkeit präsentieren (z. B. auf Seminaren, Konferenzen und Messen), dürfen Diashows oder Dokumente nur Informationen enthalten, die auf unserer Website oder in offiziellen Unternehmensbroschüren und anderem Informationsmaterial öffentlich zugänglich sind.

 

ME - Verantwortung der einzelnen Mitarbeiter

Es wird von Ihnen erwartet, dass Sie den Poksundo-Verhaltenskodex lesen und verstehen. Darüber hinaus wird von Ihnen erwartet, dass Sie den Kodex sowohl nach dem Buchstaben als auch nach dem Geist befolgen. Persönliche Integrität ist die Kernqualifikation, die wir verlangen. Indem Sie die geltenden gesetzlichen Bestimmungen einhalten, handeln Sie im Interesse von Poksundo, auch wenn die Geschäftsleitung gegenteilige Anweisungen erteilt.

Wir sind uns bewusst, dass wir Repräsentanten von Poksundo sind und durch unser Handeln als solche erkannt werden. Indem wir unsere Werte und den Verhaltenskodex befolgen, tragen wir dazu bei, dass Poksundo weiterhin in einem positiven Licht gesehen wird.

Schließlich tragen Sie als Führungskraft eine besondere Verantwortung. Sie haben eine Vorbildfunktion und sollen Ihre Mitarbeiter dazu anhalten, diesen CoC zu befolgen. Jede direkte Führungskraft trägt eine Verantwortung für die ihr anvertrauten Mitarbeiter. Von Führungskräften wird erwartet, dass sie nach den Poksundo-Standards für ethisches Verhalten führen und ihr Engagement für den Verhaltenskodex unter Beweis stellen.

 

ME - Fehlverhalten und Sanktionen

Die in diesem Verhaltenskodex enthaltenen Bestimmungen spiegeln die Grundwerte wider, die bei und für Poksundo gelten. Sie stellen einen Mindeststandard dar, der eingehalten werden muss. Alle Fälle, in denen diese Kernanforderungen nicht erfüllt werden oder ein Verstoß gegen sie vorzuliegen scheint, müssen gemeldet werden. Unabhängig davon, ob Sie selbst betroffen sind oder ob Sie beobachten, dass andere Mitarbeiter gegen diesen Kodex verstoßen - es muss eine Meldung gemacht werden. Die Person, an die die Meldung erfolgt (in der Regel Ihr direkter Vorgesetzter), entscheidet über die geeigneten Maßnahmen.

In Zweifelsfällen kann der Rat eines höheren Vorgesetzten eingeholt werden. Der Empfänger einer solchen Meldung muss die Generaldirektion direkt über alle nachgewiesenen Verstöße gegen diesen Verhaltenskodex informieren. Er (der Empfänger) muss der Geschäftsleitung spätestens sechs Monate nach der ersten Meldung des Verstoßes auch eine Liste aller ergriffenen Gegenmaßnahmen übermitteln.

Die Vertraulichkeit wird im Rahmen des Möglichen gewahrt. Alle Meldungen werden untersucht und die Person, die das Problem anspricht, erhält eine Rückmeldung. Vergeltungsmaßnahmen oder die Schikanierung eines Mitarbeiters, der in gutem Glauben ein Problem meldet, werden nicht geduldet und werden selbst disziplinarisch geahndet. Das Gleiche gilt für jeden Missbrauch dieser Meldeverfahren.

Wir werden nicht zögern, Maßnahmen gegen jeden Mitarbeiter zu ergreifen, sollte er oder sie gegen geltendes Recht oder diesen Verhaltenskodex verstoßen. Fehlverhalten kann zu schweren Sanktionen bis hin zur Kündigung des Arbeitsverhältnisses führen. Auch rechtliche Sanktionen können die Folge sein, einschließlich Geldstrafen oder zivil- oder strafrechtliche Verfolgung in besonders schweren Fällen.

 

US - Schutz vor Korruption und Bestechung

Korruption widerspricht dem fairen Wettbewerb und schadet der wirtschaftlichen Stellung und dem Ruf des Unternehmens. Indem wir Korruption in all ihren Formen ablehnen und ablehnen, schützen wir unseren Ruf und sichern die Basis für zukünftige Geschäfte. Wir halten uns an die gesetzlichen Vorgaben und dulden daher keine Form von Korruption. Alle rechtswidrigen Zuwendungen an Dritte, direkt oder indirekt, ob an Behörden oder im privaten Bereich, sind verboten. Das Gleiche gilt für die Annahme solcher Vorteile. Erleichterungszahlungen sind verboten.

Generell ist die Gewährung von Leistungen nur dann zulässig, wenn die folgenden Grundsätze beachtet werden und/oder eine (vorherige) Genehmigung eingeholt wurde.

·        Grundsatz der sozialen Angemessenheit

·        Grundsatz der Transparenz

·        Das Prinzip der Trennung

·        Grundsatz der Dokumentation

·        Zulassung

Soll einem Mitarbeiter eines Geschäftspartners oder einer Behörde eine Leistung gewährt werden, so muss diese nach den örtlichen Standards und Gepflogenheiten sozial angemessen sein (Sozialadäquanzprinzip). Nach dem Trennungsgrundsatz muss jeder (auch nur scheinbare) Zusammenhang zwischen der Gewährung/Empfang der Zuwendung und einer geschäftlichen Entscheidung vermieden werden. Wenn Sie die oben genannten Grundsätze erfüllen, können Sie eine Zuwendung gewähren/erhalten, wenn Sie im Rahmen der Privatwirtschaft handeln. Im Gegensatz dazu sind Zuwendungen an (oder von) öffentliche(n) Stellen sehr restriktiv zu handhaben.

Je nach Art der gewährten/erhaltenen Zuwendung (z. B. Bewirtung, Reise, Geschenk, Essen), ihrem geschäftlichen Bezug (Werksbesichtigung, Abschlussessen) und ihrem Wert müssen Sie eine Genehmigung von einem direkten Vorgesetzten und/oder der Generaldirektion einholen.

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US - Fairer Wettbewerb

Poksundo möchte ein vertrauenswürdiger globaler Partner sein und ist der Ansicht, dass den Interessen unserer Kunden am besten durch die strikte Einhaltung aller geltenden Gesetze gedient ist. In dieser Hinsicht unterstützen wir einen freien Markt und betrachten einen fairen Wettbewerb als die beste Grundlage für unser eigenes Wachstum und unseren Geschäftserfolg. Wir sind uns bewusst, dass Mitarbeiter, die in verschiedenen Ländern tätig sind, nicht nur mit den Kartellgesetzen ihres eigenen Landes, sondern auch mit denen anderer Rechtsordnungen in Berührung kommen können. Obwohl der Zweck des Wettbewerbsrechts - der Schutz des wettbewerbsorientierten Marktsystems - einfach erscheinen mag, ist das Kartellrecht und der faire Wettbewerb eine komplexe Angelegenheit. Daher sollten sich die Mitarbeiter an die Geschäftsleitung wenden, wenn sie Fragen haben oder Rat brauchen.

 

Verhaltenskodex für Lieferanten

Wir glauben an die in diesem Verhaltenskodex festgelegten Werte und Normen. Wir bemühen uns, die Einhaltung der oben genannten Grundsätze in unseren Beziehungen zu unseren Lieferanten zu gewährleisten. Wir bekennen uns zu unseren Werten und Standards und erwarten von unseren Lieferanten/Geschäftspartnern, dass sie sich zur Einhaltung ähnlicher Standards und Regeln verpflichten.

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