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Besuchermanagement - An der Rezeption

Vereinfachen Sie Ihr Besuchermanagement

Optimieren Sie alle Prozesse rund um Ihren Empfang: Besucherverwaltung, Zugangskontrolle, Besucherstatistiken und vieles mehr sind an einem Ort zentral und übersichtlich im jay cloud Besuchermanagement verfügbar.

Der Prozess

Die Timeline zeigt den gesamten Prozess von der Planung eines Besuches bis zum Reporting.
 

Alle Organisationsschritte sind durchgängig in einem System zusammengefasst.

Zutrittskontrolle und Sicherheitsmanagement sind standardmäßig integriert.

Visit Visitor Process

Highlights
auf einen Blick

Übersicht am Empfang

Mitarbeiter am Empfang verlieren niemals den Überblick darüber, welcher Gast noch fehlt oder wer gerade ankam und nun auf dem Weg zur Kollegin ins Büro ist - eine Benachrichtigung wird automatisch und sofort an diese verschickt werden, sobald ein Besucher eincheckt.

Registrierung

Jeder neu ankommende Gast registriert sich - entweder persönlich am Empfang oder an einem Welcome Screen. Dieser begrüßt nach Registrierung den Gast gleich mit einem virtuellen Willkommensgruß und kann ihn individuell weiterleiten - beispielsweise mit “Melden Sie sich bitte in der ersten Etage im Foyer”. In diesem Schritt haben Sie auch die Möglichkeit, Ihre Besucher eine Erklärung unterzeichnen zu lassen, beispielsweise die Datenschutz- und Sicherheitsbestimmungen Ihres Unternehmens / Gebäudes.

Besucherschein

Besucherausweise helfen bei der Identifikation der Besucher. Sie können diese professionell gestalten und vermitteln Sie Ihren Gästen sofort einen angenehmen Eindruck Ihres Unternehmens.

Wiederkehrende Besucher

Manche Partner kommen einmal pro Woche für ein Meeting, die Facility Manager sogar täglich - auch Lieferanten kommen regelmäßig. Jedesmal ein neuer Ausweis und eine neue Registrierung macht hier keinen Sinn.  Mit der Definition von Dauerbesuchern sparen Sie Zeit und Ressourcen.

Benachrichtigungen

Gastgeber werden automatisch über die Ankunft ihrer Besucher informiert.
Besucher erhalten im Vorfeld des Besuches Details zum Besuch oder Informationen über Aktualisierungen und Änderungen .
Wegbeschreibungen zum Veranstaltungsort und innerhalb Ihres Unternehmens erleichtern den Besuchern die Orientierung.

Zutrittsberechtigungen für Besucher

Besuchern könenn bei ihrer Ankunft persönliche Ausweise ausgehändigt werden, die bereits alle nötigen Zutrittsberechtigungen enthalten. Die präzise Zutrittskontrolle erlaubt den freien und sicheren Besucherverkehr mit Beschränkung auf bestimmte Zeiten und Raumzonen.

Notfall-Evakuierung

Auch in Notfallsituationen profitieren Sie vom integrierten Besuchermanagement: Müssen Sie beispielsweise eine Evakuierung durchführen, sehen Sie zu jeder Zeit, wer sich noch im Gebäude befindet, und wer bereits evakuiert wurde. So vergessen Sie keinen Gast.

Statistiken & Analyse

Ob zu Beginn zur Anwesenheitskontrolle, zum Ende eines Events oder am Monatsende: Sie haben stets genaue Statistiken, wer wann das Gebäude betreten und wieder verlassen hat. Während der Besuche unterstützt Sie ein Besucher-Dashboard in Echtzeit.

Multilingual

Je nach Standort, Event oder Besucher kann die Sprache individuell eingestellt werden, so dass jeder Besucher in seiner Sprache angesprochen wird und sich willkommen fühlt.

Cloud-basiert

jay cloud ist eine SaaS-Lösung (Software as a Service), d.h. sie immer und überall verfügbar, auf allen Endgeräten. Sie benötigen lediglich einen Internetzugang.

Das Besuchermanagement ist die Visitenkarte Ihres Unternehmens

Eine integrierte Lösung

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